Digital und Sicher: So machst du deinen Rechnungsprozess zukunftsfähig
Bereit für die E-Rechnung 2025!
Wir sind seit über 25 Jahren dein Partner für sichere und effiziente Lösungen.
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Ab 2025 wird die E-Rechnung Pflicht – eine Chance, deine Abläufe zu digitalisieren und die Effizienz zu steigern.
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Seit 2020 müssen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber auf Bundesebene in Deutschland als E-Rechnung übermittelt werden (z. B. im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format).
Auch Landes- und Kommunalbehörden haben diese Verpflichtung schrittweise umgesetzt.
B2B-Bereich:
Die Nutzung von E-Rechnungen im privaten Sektor war freiwillig. Viele Unternehmen setzten sie bereits ein, um Prozesse zu optimieren.
Steuerliche Anforderungen:
Elektronische Rechnungen mussten den GoBD-Anforderungen entsprechen, um revisionssicher archiviert und steuerlich anerkannt zu werden.[/dipl_timeline_item][dipl_timeline_item timeline_title=”Ab 2025″ _builder_version=”4.27.3″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”]Alle Unternehmen in Deutschland:
Müssen ab dem 1. Januar elektronische Rechnungen empfangen können.
Ziel ist die Standardisierung und Vereinheitlichung des Rechnungsverkehrs.
Technische Vorbereitung:
Unternehmen müssen ihre Systeme so anpassen, dass sie Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD empfangen und verarbeiten können.
Betrifft nicht nur große Unternehmen:
Auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) müssen diese Anforderungen erfüllen.[/dipl_timeline_item][dipl_timeline_item timeline_title=”Ab 2026″ _builder_version=”4.27.3″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”]Bis 2026 können weitere Detailregelungen oder Übergangsfristen beschlossen werden, abhängig von den Anpassungen in der nationalen Gesetzgebung.
Unternehmen sollten diese Phase nutzen, um:
Prozesse zu optimieren (z. B. automatische Rechnungserkennung).
Die revisionssichere Archivierung von Rechnungen zu implementieren.[/dipl_timeline_item][dipl_timeline_item timeline_title=”Ab 2027″ _builder_version=”4.27.3″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”]Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro:
Sind ab dem 1. Januar verpflichtet, E-Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) zu erstellen und zu versenden.
Dies betrifft nicht nur den Versand, sondern auch die Einhaltung gesetzlicher Archivierungsanforderungen.
Technische Umstellung:
Einführung von Systemen für die automatische Erstellung und den Versand von E-Rechnungen.
Wichtig: Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten, um den Übergang zu erleichtern.[/dipl_timeline_item][dipl_timeline_item timeline_title=”Ab 2028″ _builder_version=”4.27.3″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”]Ab dem 1. Januar müssen alle Unternehmen, unabhängig von der Umsatzhöhe, E-Rechnungen ausstellen und versenden.
Dies schließt auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ein.
Keine Ausnahmen mehr:
Alle Rechnungen müssen elektronisch erstellt, versendet und empfangen werden, um die Vorgaben der GoBD und der EU-Standards zu erfüllen.[/dipl_timeline_item][/dipl_timeline][dipl_button inline_buttons=”on” button_icon_color=”#FFFFFF” buttons_alignment=”center” inline_buttons_phone=”on” inline_buttons_last_edited=”off|phone” buttons_alignment_tablet=”center” buttons_alignment_phone=”center” buttons_alignment_last_edited=”on|phone” _builder_version=”4.27.4″ _module_preset=”default” button_text_color=”#FFFFFF” custom_padding=”||||false|false” locked=”off” global_colors_info=”{}”][dipl_button_item button_text=”Anfrage starten” button_url=”#contact” button_bg_color=”#2572c8″ button_use_icon=”on” button_icon=”||fa||900″ button_icon_placement=”left” button_on_hover=”off” button_custom_margin=”|10px|||false|false” button_custom_padding=”10px|20px|10px|20px|true|true” button_custom_margin_tablet=”|10px|||false|false” button_custom_margin_phone=”|0px|||false|false” button_custom_margin_last_edited=”on|desktop” _builder_version=”4.27.4″ _module_preset=”default” border_radii=”on|5px|5px|5px|5px” global_colors_info=”{}”][/dipl_button_item][dipl_button_item button_text=”Rückrufservice” button_url=”https://outlook.office365.com/book/EDVITServiceKruse@edv-kruse.de/” url_new_window=”on” button_bg_color=”#2572c8″ button_use_icon=”on” button_icon=”||fa||900″ button_icon_placement=”left” button_on_hover=”off” button_custom_margin=”|||10px|false|false” button_custom_padding=”10px|20px|10px|20px|true|true” button_custom_margin_tablet=”|||10px|false|false” button_custom_margin_phone=”|||0px|false|false” button_custom_margin_last_edited=”on|desktop” button_custom_padding_phone=”10px|20px|10px|20px|true|true” button_custom_padding_last_edited=”off|phone” _builder_version=”4.27.4″ _module_preset=”default” border_radii=”on|5px|5px|5px|5px” global_colors_info=”{}”][/dipl_button_item][/dipl_button]
Seit 2020 müssen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber auf Bundesebene in Deutschland als E-Rechnung übermittelt werden (z. B. im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format).
Auch Landes- und Kommunalbehörden haben diese Verpflichtung schrittweise umgesetzt.
B2B-Bereich:
Die Nutzung von E-Rechnungen im privaten Sektor war freiwillig. Viele Unternehmen setzten sie bereits ein, um Prozesse zu optimieren.
Steuerliche Anforderungen:
Elektronische Rechnungen mussten den GoBD-Anforderungen entsprechen, um revisionssicher archiviert und steuerlich anerkannt zu werden.[/dipl_timeline_item][dipl_timeline_item timeline_title=”Ab 2025″ _builder_version=”4.27.3″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”]Alle Unternehmen in Deutschland:
Müssen ab dem 1. Januar elektronische Rechnungen empfangen können.
Ziel ist die Standardisierung und Vereinheitlichung des Rechnungsverkehrs.
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Unternehmen müssen ihre Systeme so anpassen, dass sie Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD empfangen und verarbeiten können.
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Unternehmen sollten diese Phase nutzen, um:
Prozesse zu optimieren (z. B. automatische Rechnungserkennung).
Die revisionssichere Archivierung von Rechnungen zu implementieren.[/dipl_timeline_item][dipl_timeline_item timeline_title=”Ab 2027″ _builder_version=”4.27.3″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”]Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro:
Sind ab dem 1. Januar verpflichtet, E-Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) zu erstellen und zu versenden.
Dies betrifft nicht nur den Versand, sondern auch die Einhaltung gesetzlicher Archivierungsanforderungen.
Technische Umstellung:
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Du hast eine Frage zu diesem Thema?
Was ist eine E-Rechnung und welche Formate werden unterstützt?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die strukturiert übermittelt wird und maschinenlesbar ist. Anders als ein PDF enthält sie Daten, die direkt in Buchhaltungssysteme eingelesen werden können.
Unterstützte Formate:
- XRechnung: Standard für den öffentlichen Sektor in Deutschland.
- ZUGFeRD: Kombiniert PDF und maschinenlesbare Daten, ideal für Unternehmen.
- EN 16931: EU-weiter Standard.
Ab wann gilt die Pflicht und wer ist betroffen?
- Ab 2025: Alle Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen können.
- Ab 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro müssen auch E-Rechnungen ausstellen und versenden.
- Ab 2028: Die Pflicht gilt für alle Unternehmen, unabhängig von der Umsatzhöhe.
Welche technischen Voraussetzungen brauche ich?
- Empfang von E-Rechnungen:
Du benötigst ein System, das Rechnungen in XRechnung- oder ZUGFeRD-Format empfangen kann. Dies kann über ERP-Systeme, Rechnungsplattformen oder spezielle Tools geschehen. - Erstellung von E-Rechnungen:
Deine Buchhaltungssoftware sollte das Erstellen von Rechnungen im richtigen Format unterstützen. Alternativ kannst du auf Online-Dienstleister zurückgreifen.
Wie archiviere ich E-Rechnungen rechtskonform?
Rechnungen müssen gemäß den GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) archiviert werden:
- Revisionssicher: Daten dürfen nicht verändert werden können.
- Maschinenlesbar: Das Format muss auch nach Jahren noch lesbar sein (z. B. PDF/A).
- Aufbewahrungsfrist: Rechnungen sind 10 Jahre lang aufzubewahren.
Lösungen wie Acronis Cyber Protect oder Hornetsecurity Archivierung erfüllen diese Anforderungen.
Was passiert, wenn ich die E-Rechnungspflicht nicht einhalte?
Wenn Unternehmen den gesetzlichen Anforderungen nicht nachkommen:
- Verzögerungen in der Buchhaltung: Rechnungen können nicht bearbeitet werden.
- Strafen und Sanktionen: Die Nichteinhaltung gesetzlicher Vorgaben kann zu Bußgeldern oder rechtlichen Konsequenzen führen.
- Wettbewerbsnachteile: Unternehmen, die nicht digital arbeiten, riskieren, von Partnern und Kunden ausgeschlossen zu werden.
Was genau muss archiviert werden?
- Der Inhalt der E-Mail selbst (weil sie als Begleitschreiben Teil der Geschäftsabwicklung ist).
- Der Rechnungsanhang (z. B. PDF oder XML).
- Die E-Mail inklusive Anhängen muss so archiviert werden, dass sie unverändert, vollständig und revisionssicher ist.
Warum ist das wichtig?
Der Gesetzgeber betrachtet die gesamte E-Mail als Dokument, das die Rechnung transportiert. Beides zusammen gilt als Handelsbrief (§ 257 HGB) und/oder Buchungsbeleg (§ 147 AO). Daher müssen sowohl die E-Mail als auch der Anhang archiviert werden.
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