Digital und Sicher: So machst du deinen Rechnungsprozess zukunftsfähig
Bereit für die E-Rechnung 2025!
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Einführung in die E-Rechnungspflicht 2025
Ab 2025 wird die E-Rechnung Pflicht – eine Chance, deine Abläufe zu digitalisieren und die Effizienz zu steigern.
Vor 2025
Öffentlicher Sektor:
Seit 2020 müssen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber auf Bundesebene in Deutschland als E-Rechnung übermittelt werden (z. B. im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format).
Auch Landes- und Kommunalbehörden haben diese Verpflichtung schrittweise umgesetzt.
B2B-Bereich:
Die Nutzung von E-Rechnungen im privaten Sektor war freiwillig. Viele Unternehmen setzten sie bereits ein, um Prozesse zu optimieren.
Steuerliche Anforderungen:
Elektronische Rechnungen mussten den GoBD-Anforderungen entsprechen, um revisionssicher archiviert und steuerlich anerkannt zu werden.
Seit 2020 müssen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber auf Bundesebene in Deutschland als E-Rechnung übermittelt werden (z. B. im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format).
Auch Landes- und Kommunalbehörden haben diese Verpflichtung schrittweise umgesetzt.
B2B-Bereich:
Die Nutzung von E-Rechnungen im privaten Sektor war freiwillig. Viele Unternehmen setzten sie bereits ein, um Prozesse zu optimieren.
Steuerliche Anforderungen:
Elektronische Rechnungen mussten den GoBD-Anforderungen entsprechen, um revisionssicher archiviert und steuerlich anerkannt zu werden.
Ab 2025
Alle Unternehmen in Deutschland:
Müssen ab dem 1. Januar elektronische Rechnungen empfangen können.
Ziel ist die Standardisierung und Vereinheitlichung des Rechnungsverkehrs.
Technische Vorbereitung:
Unternehmen müssen ihre Systeme so anpassen, dass sie Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD empfangen und verarbeiten können.
Betrifft nicht nur große Unternehmen:
Auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) müssen diese Anforderungen erfüllen.
Müssen ab dem 1. Januar elektronische Rechnungen empfangen können.
Ziel ist die Standardisierung und Vereinheitlichung des Rechnungsverkehrs.
Technische Vorbereitung:
Unternehmen müssen ihre Systeme so anpassen, dass sie Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD empfangen und verarbeiten können.
Betrifft nicht nur große Unternehmen:
Auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) müssen diese Anforderungen erfüllen.
Ab 2026
Bis 2026 können weitere Detailregelungen oder Übergangsfristen beschlossen werden, abhängig von den Anpassungen in der nationalen Gesetzgebung.
Unternehmen sollten diese Phase nutzen, um:
Prozesse zu optimieren (z. B. automatische Rechnungserkennung).
Die revisionssichere Archivierung von Rechnungen zu implementieren.
Unternehmen sollten diese Phase nutzen, um:
Prozesse zu optimieren (z. B. automatische Rechnungserkennung).
Die revisionssichere Archivierung von Rechnungen zu implementieren.
Ab 2027
Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro:
Sind ab dem 1. Januar verpflichtet, E-Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) zu erstellen und zu versenden.
Dies betrifft nicht nur den Versand, sondern auch die Einhaltung gesetzlicher Archivierungsanforderungen.
Technische Umstellung:
Einführung von Systemen für die automatische Erstellung und den Versand von E-Rechnungen.
Wichtig: Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten, um den Übergang zu erleichtern.
Sind ab dem 1. Januar verpflichtet, E-Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) zu erstellen und zu versenden.
Dies betrifft nicht nur den Versand, sondern auch die Einhaltung gesetzlicher Archivierungsanforderungen.
Technische Umstellung:
Einführung von Systemen für die automatische Erstellung und den Versand von E-Rechnungen.
Wichtig: Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten, um den Übergang zu erleichtern.
Ab 2028
Ab dem 1. Januar müssen alle Unternehmen, unabhängig von der Umsatzhöhe, E-Rechnungen ausstellen und versenden.
Dies schließt auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ein.
Keine Ausnahmen mehr:
Alle Rechnungen müssen elektronisch erstellt, versendet und empfangen werden, um die Vorgaben der GoBD und der EU-Standards zu erfüllen.
Dies schließt auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ein.
Keine Ausnahmen mehr:
Alle Rechnungen müssen elektronisch erstellt, versendet und empfangen werden, um die Vorgaben der GoBD und der EU-Standards zu erfüllen.
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Fragen und Antworten
Du hast eine Frage zu diesem Thema?
Was ist eine E-Rechnung und welche Formate werden unterstützt?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die strukturiert übermittelt wird und maschinenlesbar ist. Anders als ein PDF enthält sie Daten, die direkt in Buchhaltungssysteme eingelesen werden können.
Unterstützte Formate:
- XRechnung: Standard für den öffentlichen Sektor in Deutschland.
- ZUGFeRD: Kombiniert PDF und maschinenlesbare Daten, ideal für Unternehmen.
- EN 16931: EU-weiter Standard.
Ab wann gilt die Pflicht und wer ist betroffen?
- Ab 2025: Alle Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen können.
- Ab 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro müssen auch E-Rechnungen ausstellen und versenden.
- Ab 2028: Die Pflicht gilt für alle Unternehmen, unabhängig von der Umsatzhöhe.
Welche technischen Voraussetzungen brauche ich?
- Empfang von E-Rechnungen:
Du benötigst ein System, das Rechnungen in XRechnung- oder ZUGFeRD-Format empfangen kann. Dies kann über ERP-Systeme, Rechnungsplattformen oder spezielle Tools geschehen. - Erstellung von E-Rechnungen:
Deine Buchhaltungssoftware sollte das Erstellen von Rechnungen im richtigen Format unterstützen. Alternativ kannst du auf Online-Dienstleister zurückgreifen.
Wie archiviere ich E-Rechnungen rechtskonform?
Rechnungen müssen gemäß den GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) archiviert werden:
- Revisionssicher: Daten dürfen nicht verändert werden können.
- Maschinenlesbar: Das Format muss auch nach Jahren noch lesbar sein (z. B. PDF/A).
- Aufbewahrungsfrist: Rechnungen sind 10 Jahre lang aufzubewahren.
Lösungen wie Acronis Cyber Protect oder Hornetsecurity Archivierung erfüllen diese Anforderungen.
Was passiert, wenn ich die E-Rechnungspflicht nicht einhalte?
Wenn Unternehmen den gesetzlichen Anforderungen nicht nachkommen:
- Verzögerungen in der Buchhaltung: Rechnungen können nicht bearbeitet werden.
- Strafen und Sanktionen: Die Nichteinhaltung gesetzlicher Vorgaben kann zu Bußgeldern oder rechtlichen Konsequenzen führen.
- Wettbewerbsnachteile: Unternehmen, die nicht digital arbeiten, riskieren, von Partnern und Kunden ausgeschlossen zu werden.
Was genau muss archiviert werden?
- Der Inhalt der E-Mail selbst (weil sie als Begleitschreiben Teil der Geschäftsabwicklung ist).
- Der Rechnungsanhang (z. B. PDF oder XML).
- Die E-Mail inklusive Anhängen muss so archiviert werden, dass sie unverändert, vollständig und revisionssicher ist.
Warum ist das wichtig?
Der Gesetzgeber betrachtet die gesamte E-Mail als Dokument, das die Rechnung transportiert. Beides zusammen gilt als Handelsbrief (§ 257 HGB) und/oder Buchungsbeleg (§ 147 AO). Daher müssen sowohl die E-Mail als auch der Anhang archiviert werden.
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